Du taylorisme au travail collaboratif

1920 : apparition du modèle tayloriste-fordiste aux États-Unis basé sur la forte spécialisation des tâches et une productivité maximale. 1970 : les compétences au sein de l’entreprise deviennent plus polyvalentes par l’adoption de petits groupes de travail. 1990 : l’organisation du travail ne cesse d’évoluer marquée par le travail en réseau. Avec cette évolution de l’organisation du travail, est apparu un besoin de communication, de partage des compétences et des connaissances marqué par la naissance du concept de travail collaboratif dans l’entreprise. En effet, grâce à l’apparition des nouvelles technologies de l’information et de la communication, de nombreux outils informatiques permettent aux dirigeants de développer ces pratiques collaboratives.

Le travail collaboratif : communication, échange et partage

Le travail collaboratif se définit par la coopération entre les membres d’une équipe pour atteindre un but commun, et par un travail à deux, ou à plusieurs, à l’aide d’outils logiciels en réseau permettant une interaction entre des personnes généralement à distance pour coproduire un même objet ou résultat.

Les plateformes de travail collaboratif ont été créées dans les buts suivants :

• Optimiser la productivité et la réactivité par la mise en commun des idées : un groupe de travail sera plus innovant et exhaustif qu’une personne seule;
• Valoriser les membres et leurs compétences : pour permettre à l’entreprise de gagner en productivité et en savoir-faire;
• Communiquer, échanger, planifier : pour l’optimisation du fonctionnement de la structure;
• Accompagner les salariés dans leurs déplacements et favoriser leur mobilité;
• Faciliter l’accès aux données et aux informations;
• Sauvegarder et synchroniser régulièrement les données;
• Améliorer la communication en facilitant l’échange d’informations entre les collaborateurs;
• Encourager les initiatives par la mise en valeur des actions réalisées par les salariées dans leurs tâches professionnelles ou dans le quotidien de l’entreprise;
• Créer du lien entre les salariés en facilitant les contacts, favoriser l’émulation des collaborateurs…

Les outils collaboratifs, c’est quoi ?

Regroupés sous le nom de groupwares, les premiers outils de partage de l’information fonctionnaient sans accès extérieur. Mais l’apparition d’internet a permis un développement via le web allégeant leur accessibilité et leur prise en main (sensibilité à la navigation internet).
De nombreux outils existent, aux fonctionnalités et technologies diverses, que nous pouvons regrouper sous trois grandes catégories :

1. Outils dit de « communication de base »

Appelés également « outils de première nécessité », leur rôle est avant tout de faire circuler une information entre deux collègues. Parmi eux, nous utilisons quotidiennement le mail ou la visioconférence. Ou encore la messagerie instantanée pour une communication en temps réel, permettant de cesser les appels croisés, les échanges de mails inutiles et les post-it sur les écrans. Plus pratique et plus rapide que l’email, le chat permet d’obtenir rapidement une information. Et connaissez-vous le tableau blanc ou whiteboard ? Cet outil est utile pour partager et modifier une image, un texte interactivement et simultanément via le réseau sur un tableau blanc virtuel. La visioconférence permet, quant à elle, d’éviter aux collaborateurs de se déplacer lorsqu’ils sont répartis sur plusieurs sites, ce qui réduit les délais d’organisation et les coûts de réunion.

2. Outils de travail partagé

Outils relativement peu employés, leurs utilisateurs sont généralement de grosses entreprises, mais de petites structures, comme les cabinets d’avocats, peuvent y trouver un intérêt. Prenons l’exemple du cabinet B&H Avocats qui a mis en place des outils numériques pour travailler de façon collaborative avec le client et tous les intervenants du dossier : création d’un espace collaboratif par le partage de dossiers, dépôt des pièces et objet de recherches par l’ensemble des intervenants (clients et cabinet). Ce processus permet à tous un gain de temps dans le classement, l’organisation et le transfert des pièces.
Citons également le cabinet Kalliopé avec son application internet (et non d’un logiciel) dénommée Orphée, créée dans le but de partager avec leurs clients tout ou une partie de leurs dossiers. Grâce à cette application internet, les équipes du cabinet Kalliopé sont plus réactives vis-à-vis de leurs clients ; elle permet en outre de mettre fin aux problèmes d’échanges de fichiers trop volumineux.

3. Outils d’accès au savoir ou de Knowledge Management

Bien trop de connaissances, de compétences ou encore de savoir-faire demeurent inaccessibles ou méconnus dans nos entreprises. Vous butez par exemple sur une problématique sans savoir que cette dernière a déjà été traitée par l’un de vos collaborateurs dans le passé. Pourquoi créer à plusieurs reprises le même document, développer plusieurs fois la même expertise ? C’est à ce titre que la gestion du Knowledge Management permettra d’identifier, de globaliser les connaissances et de vous faire gagner du temps. Parmi ces outils, citons les bibliothèques, les portails peer to peer (partage d’information entre plusieurs ordinateurs), les portails, la cartographie ou localisation de compétences, les annuaires électroniques, les listes de diffusion, les FAQ, les wiki…

Avec des coûts et des modes de fonctionnement qui s’adaptent aux petites et moyennes structures, les outils collaboratifs peuvent convenir aux cabinets d’avocats. Selon le support choisi, les coûts peuvent être très réduits. Cependant, il est important de prendre en considération le coût humain correspondant au temps nécessaire à la mise en place et l’animation de ces outils, en s’assurant que la solution soit adaptée pour vos collaborateurs.