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Faut-il Organiser Des Réunions ?

Faut-il organiser des réunions ?

Combien d’entre nous ont souvent tardé pour organiser une réunion ou « trainé les pieds » pour assister à une réunion ?

Que l’on soit animateur ou participant, il est effectivement souvent pénible de « subir » une réunion, soporifique, interminable, développant en nous le sentiment de perdre son temps.

Alors, à l’ère du « tout numérique » et de la demande de réactivité instantanée, faut-il privilégier tous les autres moyens de communication, en considérant que l’on ne plus se permettre de prendre le temps de parler au sein d’un groupe ?

Sûrement pas ! Et à fortiori si plus de deux personnes sont concernées, la rencontre sera toujours plus efficace que les mails qui circulent, où chacun répond tour à tour, mais parfois de façon décalée et sans avoir lu les réactions des autres préalablement !

De plus, il a toujours été démontré que les échanges entre les personnes constituent le meilleur fondement de la réussite, de la motivation et de la créativité, à condition de ne pas tomber dans la « réunionite aigue » et de respecter des principes d’organisation fondamentaux.

La première étape consiste à déterminer l’objectif de la réunion. En effet, selon les cas, l’organisation et la préparation seront spécifiques.

Information descendante

S’il s’agit de transmettre une information à un groupe, l’exposé oral permet de s’assurer de la compréhension de tous et offre l’occasion aux participants de réagir « à chaud » et de poser des questions.

Information ascendante

Dès lors qu’une ou plusieurs personnes doivent rendre compte à un autre groupe, il est souvent utile d’organiser une réunion, plutôt que de faire passer des dossiers ou des documents qui seront mal lus, ou mal interprétés ou encore pas traités du tout !

Discussions

Si les deux types de réunions citées ci-dessus sont souvent plus faciles à organiser, toutes les autres réunions, s’agissant de définir des stratégies, négocier, résoudre des conflits, prendre des décisions, ou de créer des groupe de travail dans un but de capitalisation de l’expérience, nécessitent réellement d’être préparées et structurées.

Quelques bonnes pratiques à mettre en œuvre par l’animateur de la réunion

  • Ne convoquer que les personnes strictement concernées. Plus le nombre de participants est réduit, plus l’ambiance est décontractée et plus on a de chance de trouver les solutions dans des temps réduits. (L’envoi d’un compte-rendu pourra permettre la mise au courant des personnes non conviées)
  • Soigner l’ordre du jour et l’adresser préalablement aux participants en leur demandant expressément de réfléchir aux sujets. Il est important que ceux-ci ne subissent pas, mais soient encouragés à être « acteurs ». Le cas échéant, pourquoi ne pas demander à certains de prendre en charge l’animation d’un thème ?
  • Prévoir le temps exact de la réunion et le respecter ! A noter qu’à partir d’une heure et demi, l’attention n’est plus optimum et il est probable que l’auditoire « décroche ».
  • Pendant la réunion, varier les supports pour capter au mieux l’attention : alterner l’exposé oral avec la distribution de documents, et la projection de slides.
  • Après chaque thème, prévoir obligatoirement un temps de parole et d’intervention aux participants. Dans le cadre de réunions d’échange, il est impensable que ce soit toujours la même personne qui monopolise le discours.
  • Veiller à stopper les digressions. Il est important que la réunion traite bien les thèmes prévus, il en va de l’efficacité, mais aussi de la crédibilité des prochaines réunions, que les discussions en sous-groupe soient enrayées, et que les téléphones et les e-mails ne perturbent pas le débat ou l’écoute.
  • En tant qu’animateur, il faut se préparer à gérer les désaccords éventuels, en gardant un rôle d’arbitre : ce sont les idées qui doivent s’affronter et non pas les personnes. Par exemple, le fait de résumer de façon positive les points de divergence et de convergence, peut permettre au groupe de surmonter ces difficultés.
  • Terminer la réunion. La séance ne doit pas être levée sans que la synthèse des résultats ne soient pas établie, et que la suite à donner aux différents sujets et le planning ne soient pas prévus. La personne en charge du compte rendu doit par ailleurs s’engager à le transmettre dans un bref délai.

En conclusion, la réunion restera toujours le meilleur support, alliant la communication verbale et non verbale, de loin plus humain et plus efficace que le mail (qui a tendance à faire oublier aux personnes même de se dire bonjour !) à condition qu’elle soit ciblée, préparée, courte interactive et surtout suivie d’effet !

Annette Denis

Annette Denis

Consultante

Finance et Ressources-Humaines

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