L’archivage numérique
Définition
L’archivage est l’ensemble des actions, outils et méthodes mis en œuvre pour réunir, identifier, sélectionner, classer et conserver des contenus dans le but de les exploiter et de les rendre accessibles dans le temps, que ce soit à titre de preuve ou à titre informatif.
L’archivage numérique se généralise et permet d’optimiser et de sécuriser l’archivage des documents de l’entreprise. L’archivage numérique a introduit une nouvelle dimension, celle de l’accès à l’information (pour tous en fonction des habilitations) et l’utilisation de ces archives au quotidien en tant que composante de la base de connaissance partagée et de la mémoire de l’entreprise.
Seuls les aspects techniques et normatifs seront abordés dans le présent article (les aspects légaux seront abordés dans une prochaine lettre d’information).
L’Archivage numérique
Aspects techniques
Les contraintes techniques
En matière de contraintes, les notions de formats logiques, c’est-à-dire la forme dans laquelle va se présenter l’information à archiver, doivent être prises en compte, Le format XML est largement recommandé, il est considéré aujourd’hui comme le standard, ouvert et pérenne. Les formats physiques ou différents types de supports utilisables auxquels s’ajoute la notion de WORM (Write Once Read Many) doivent également être appréhendés. Le WORM peut être vu comme une référence à une méthode d’enregistrement dont la propriété est d’être non effaçable, non réinscriptible et non modifiable Une distinction est d’ailleurs faite entre WORM physique et WORM logique. Il en va de même des supports magnétiques (bandes et disques) et des supports optiques (CD, DVD) sachant que le choix se fera en fonction des exigences, comme la stabilité de ces supports ou encore leur large diffusion. Une autre contrainte est celle du temps d’accès aux documents qui se doit d’être performant, quelle que soit la volumétrie à traiter.
La nécessité d’assurer la migration et l’évolutivité du système constitue également l’une des composantes de l’archivage électronique, d’autant qu’elles devront se faire sans impact significatif sur la qualité du service rendu. Les aspects de sécurisation, sont à prendre en compte et induisent la notion de traçabilité de l’ensemble des opérations. Enfin, il est nécessaire de prendre en compte la signature électronique.
Authenticité
La Direction des Archives de France a déterminé les règles garantissant l’identité et l’intégrité des données électroniques :
- Association de métadonnées de description des données,
- Droits d’accès,
- Procédures de protection contre la perte et la corruption des données,
- Procédures de protection contre la détérioration des supports et l’obsolescence technologique,
- Etablissement de fiches associées à chaque procédure,
- Règles d’authentification des données,
- Identification de l’exemplaire qui fait foi en cas d’existence de copies multiples,
- Documentation.
Plus le nombre de règles respectées approche des règles précitées, plus l’intégrité du document a des chances d’être reconnue.
Pérennité
Les cycles technologiques sont généralement largement inférieurs à la durée d’archivage légal des documents.
La pérennité des supports est moyennement longue (5 à 10 ans pour un disque magnétique, 10 à 50 ans pour un support optique), celle de la technologie des lecteurs, elle, reste courte (5 à 6 ans, tout au plus). Il faut donc prévoir une mise à niveau périodique des systèmes ainsi que le remplacement régulier des supports.
On le voit, l’archivage est plus un processus, une organisation, qu’un simple produit.
Tiers archiveur
Le recours à un tiers archiveur est un moyen simple de régler la plupart des problèmes techniques et réglementaires liés à l’archivage légal:
- Intégrité et fidélité des documents numérisés (qualité des systèmes mis en œuvre),
- Authentification à l’aide d’un tiers de confiance (distinct),
- Sécurité (redondance, duplication, contrôle technique..),
- Pérennité (point important, incluant notamment la migration périodique des technologies),
Conformité aux réglementations et normes de contrôle qualité
Le cabinet devra procéder scrupuleusement au choix d’un prestataire qualifié, pérenne et veiller, dans l’élaboration du contrat, aux clauses de restitution (le cas de la défaillance du prestataire doit être envisagé).
Le choix d’un tiers légitime doit donc faire l’objet d’une sélection attentive. Le prestataire doit également s’engager à remettre au client les documents aux termes du contrat.
La FNTC (Fédération Nationale des Tiers de Confiance) a mis en place un programme de labellisation des services des tiers archiveurs, le label FNTC-TA.
b. Les normes les plus souvent rencontrées
Norme NF Z 42-013
Cette norme définit ce qu’il faut mettre en œuvre pour assurer la conservation et l’intégrité des documents lors de leur archivage, leur stockage ainsi que leur restitution. “Un document est considéré comme fidèle au document d’origine s’il permet de reconstituer toute l’information nécessaire aux usages auxquels le document d’origine était destiné.”
Norme ISO 15489
Cette norme est consacrée aux pratiques de l’archivage en général. Elle établit un langage international pour enregistrer et archiver tous les documents que l’entreprise doit conserver, sous n’importe quelle forme, support ou combinaison de support. Toutefois, ces recommandations s’appliquent également avec des supports électroniques.
